2011年春天，我们从北京出发，一路向东，向南，向西，最后再回到北京。一年间我们在山东、上海、江西、广州、成都、重庆、西安，组织或参加了无数次活动，认识了很多MBA同学，收集了很多名片。一直觉得忙，觉得不着急，没好好整理。现在要用到了，才后悔没及时整理。

一张张名片就是一次次活动纪录。有时间的话应该把联系人所有信息，包括交往记录都录入通讯录，以便日后查询。

当然还要把名片分组。分组是个系统工程。要考虑行业、区域、年级以及关系度。有的是同学，有的是同学的同学，有的不知道是谁。绝对不能错，不然该找的找不到，该通知的通知不到就麻烦了。此时分组对实物和电子版都有效，事半功倍。

唉？这个是谁，怎么想不起来呢？哪个学校的？是不是MBA？脑子开始糊涂了。人太多，有些对不上号，没办法全部进行分组。

有问题就要解决。能解决的解决，不能解决的问题先放在一边继续前进。不能让问题横亘在前面成为绊脚石。能分组的分组，不知道进哪个组？让这些不知道的成为一个组，放在一边。不能为解决不了的事情冥思苦想浪费时间。要轻装、快速、前进，提高录入效率。

边分组边想，还有没有更快的方法？究竟点击鼠标和实物分类哪个效率更高？或者再深入一点：分类真的有必要吗？是必须的吗？

说到底我现在需要的只是手机号、Email地址，能发短信和邮件就行了。不一定要分组。真需要的话这项工作可以以后做。

OK，决定简化工作内容，不分组直接开始录入。

每简化一步，就是效率提升一次！

2000多张名片，部分已经录入，更多的还没来得急录入。我觉得每条信息录入前都应该先查找一下，确定电脑里没有相关记录，否则就是重复劳动，窝时窝工，毕竟查找比录入要快。

查找不一会就觉得问题不对。已经录入的信息只有200多条，未录入的信息有1800多条。为了这200条我得把所有2000次依次查询。2000次查询和输入200条信息哪个效率更高？

这些名片今天必须整理出来，明天必须可用。必须想办法再提高效率。与其查找2000条信息有没有重复，不如全部推倒重来。而且全部重新录入还可以调整通讯录格式，不必迁就以前小秘书所用的格式，更适应自己的风格，肯定能大幅度提升输入效率。

我决定再次简化，去掉对比查找环节，提高输入效率。

经过调整，现在录入顺序是：姓名、职务、单位、地址、邮编、固定电话号、传真号、手机号、Email。这一顺序与多数名片信息顺序一致。输入变得非常顺手。

管理学讲：不要为了“优化”而优化，不要没问题“制造”问题。但现在问题来了：我必须一天内将这些名片录入电脑！可现在达不到这一效率。输入过程虽然顺手，但是内容太多，效率极低。一分钟只能录入1、2条信息。2000条信息全部全部录入估计得几天时间，耗时太长。当初要求小秘书一夜完成这个任务，想想自己真是太苛刻了。

有问题就要解决问题。解决了就是进步。

对我而言一张名片真正有用的是“姓名”、“电话”、“EMAIL”。“单位”、“地址”、“固话”、“传真”、“地址”、“邮编”一类的信息只是偶尔需要看看，并不常用，甚至不用。不用的东西有必要录入吗？

简化输入内容，提高工作效率。

去掉了以上非常用信息继续录入，一分钟能录入5～6条信息。效率提升了五倍，很有成就感。已经输入的就那样了，不能再为更改前面的错误再浪费时间。（嗯，目标明确，自夸一下）

突然感觉到饿，原来已经12点了，该祭“五脏庙”了。肚子准时报时，说明今天上午工作还是很卖力的。边用餐边统计了一下，嗯，怎么才录入了500条信息？不对啊，一小时录入300条，一上午怎么也得600条吧？怎么才这些？

犹豫、思考、调整、设计、接电话，QQ上和美女们贫嘴几句……哎，时间就这么从指间溜走了。如果给我足够的时间我可以撬起地球，可惜我没那么多时间。

这样不行，还得提高效率！记得我以前的小秘书说过，他用过名片扫描仪，效率很高，一分钟能处理10几张名片。幸运的是我办公室就在中关村，近水楼台，去弄一个回来。只要能提高工作效率，牺牲半小时出去一趟也是值得的。先上淘宝看看得准备多少银子。好晕，一百到一千的都有。这么多品牌型号该选哪个？看扫描样张都不错，看评论却是千差万别，不知该如何取舍。

其实单位有一台惠普一体机，能打印能扫描，应该也可以用。而且一次可以扫8张名片，多爽！不对。扫描仪扫描速度慢，而且得名片小，得一张张放，还得摆正位置。预扫了还要调整尺寸、边界……处理完一系列的问题，效率不一定比现在高。

解决不了了？难道就这样了？

要聚焦，不能为解决一个问题制造出更多的问题。要了解问题的核心是什么！想想我到底需不需要一台扫描仪？

其实我需要的只是快速将名片输入电脑的方法。扫描只是过程，不是目的。况且输入照片不一定用扫描仪。还有没有更简单的方法？

Binggo——相机。咔嚓咔嚓。快门一闪才千分之一秒，速度绝对快。再配合上名片识别软件就可以批量处理名片，肯定高效！购买软件的费用肯定比购买硬件要低，而且从网上下载程序不用出门，效率也高。

对，说干就干。支起三角架，调整好位置、焦距。将待拍、在拍、已拍照片按“品”字型放好，流水线操作，一秒处理1张！恰好是午后，日光非常好！不用闪光灯，不怕光面名片反光，拍摄效果很perfect。我简直是一部“完美机器”！

图片只要清晰，稍微歪斜一点也没关系，关键是快速高效！要快速快速再快速。细节很重要，但只对关键因素。对非关键因素，不必每时每刻都要求细节。如果在意太多不相关的细节，事情永远都完成不了。

边拍照边下载软件，充分利用时间。我会统筹学，呵呵。

不到半小时，全部拍摄完毕。在软件识别过程2000张名片时，我将名片重新插回名片册。一切高效完成。

总结一下：

1、凡事预则立，不预则废。要时时刻刻预“立”，即思考。不思考，只满足于现状，只会苦干蛮干，是不能提高效率的。

2、思考的同时要行动，行动的同时也要思考，自己的做法还有没有更高效更好的。只思考不行动，一味地寻找“更好的方法”，却从来不动手，永远不会实现目标。在没想到更好的办法以前按即有的做，不能没完没了找好方法，那样一事无成。细节很重要，但只对关键因素。任何时候都要抓住问题关键，并且要反复验证此“关键因素”是否有“附带物”，是否忽略了什么。对非关键因素，尤其是内部问题，能忽略就忽略。关注非关键因素细节只会降低效率。

3、每项任务目标要尽可能单一、明确。对目标要异常专注，不要带任何“无辜的”假想“共同体”。去掉一切“非关键因素”，不让任何无关事由干扰目标的实现。注意不要跌入“习惯陷阱”。

4、完成任务要乐在其中。只有这样你的灵感才会不断涌现。

5、想提高效率就要简化流程内容。流程越简单效率越高。

只是一次个人整理名片的过程。简法，运筹学，流程再造，目标管理，内部沟通，创新思维，时间管理都用到了。通过不断地简化工作内容，专注于目标，免去了跑商场等诸多无用功，提高了工作效率。

管理真是无处不在。当你真正融入其中，你会无比快乐。犹如上帝与你同在，不断给你灵感。不知道是上帝发现了我，还是我感动了上帝？

另MBA名片小结：

1、尽量不要亮面（俗气，且不易扫描、拍照）

2、白低黑字最简洁明了。有想个性可以艺术化背景、图标。

3、不要黑或深色背景，字体颜色再亮也很难看清楚。且过于厚重，不符MBA形象。

4、名片可印二维码，方便手机扫描。

5、可有照片，但要有美感不要证件照。

6、最好正面MBA院校（要有年级主），背面单位。