2020年8月31日晚上，我一直很喜欢的协同软件Teambition宣布，针对个人用户永久免费，且不限制其发起项目的协作人数。

天啊。

这对追求自我管理能力，团队协同效率的“工作黑客”来说，绝对是一个好消息。

我曾经在《刘润·5分钟商学院 | 基础篇》里分享过，我如何利用Teambition提高润米咨询的管理效率，尤其是在一年出差近200天的情况下，如何和团队远程协同，写出每天都有十几万用户等待更新的商业课程的。

工具，给了我极大的帮助。

今天，借Teambition宣布免费的机会，再次与你分享，我关于使用工具的一些心得。

01.

你在某个会上，给负责产品的副总裁交代了一个任务：去德国考察。某天你问他进展如何，他说：“啊？我正忙着质量改进，还没空想这件事，真要去考察啊？” 

交代的事情，没有下文，怎么办？

我讲过一个“方法”：PDCA循环。

PDCA循环，又称戴明循环。P-D-C-A这四个字母，分别代表：Plan（计划），Do（行动），Check（检查），Act（处理）。

它的本质，就是给任何事情扣上闭环，有开始就必须有结束，避免石沉大海，做到：凡事有交代，件件有着落，事事有回音。

你知道了PDCA循环。但是，你做到了吗？

你把目标分解成任务，把任务分配给员工。任务结束后，你对结果不满意。你说打个分吧。满分1分，你只打了0.3分，但员工给自己打了0.9分。为什么会这样？为什么大家对同一件事情的认知，差别这么大呢？

这是因为，大家对任务，和完成任务的标准认识不统一。怎么办？

我讲过一个“方法”：SMART原则。

SMART原则，是一套制定目标的原则。S-M-A-R-T这5个字母，代表Specific（具体的），Measurable（可衡量的），Attainable（可实现的），Relevant（相关的），和Time-Based（有时间限制的）。

它的本质，是砍掉模棱两可，砍掉标准争议，砍掉不切实际，砍掉无关目标，砍掉无限拖延，让目标从“一千个人心中的一千个哈姆雷特”，变成同一个。

你知道了SMART原则。但是，你做到了吗？

你特别想自律，也特别想借助“他律”的方法，把最后期限作为第一生产力，一段一段地冲刺马拉松，但你和你的团队，总是与自己的懒惰握手言和。怎么办？

我讲过一个“方法”：Scrum方法。

Scrum方法，就是由三个角色（产品负责人，Scrum专家，团队成员）、四个仪式（冲刺计划会，每日站会，冲刺评审会，冲刺回顾会）和三个物件（产品积压，冲刺积压，燃尽图）组成的一套项目管理方法。

它的本质，是把一次漫长的长跑，分割成一段段全力以赴的冲刺，通过流程提高效率。

（图：典型的“每日站会”） 

你知道了Scrum方法。但是，你做到了吗？

这个世界上，有那么多管理方法取之不尽、用之不竭，PDCA循环，SMART原则， Scrum方法 …… 但是，你是不是深受触动之后，到今天都没有行动呢？

为什么会这样？

为什么懂那么多道理，却依然过不好这一生，会那么多方法，却依然创不好这一个小业呢？

02.

这是因为，你缺乏“被动工具”。 

什么意思？

这世上的工具，分为两种，一种是想用就用“主动工具”，比如螺丝刀。想用就拿出来，不想用，也可以不用。

主动工具，可以在你想工作的时候，帮你提高工作效率。但是，主动工具不能帮你“想”工作。

另一种，是不用不行的“被动工具”，比如流水线。配件在传送带上一直往前走，你无法叫停整体进度，唯有配合。

被动工具，可以把你的个人能力放到大局中，在他律中不断调校自己，携手前行。

很多人“深受触动，但没有行动”，是因为有一大箱的主动工具，但却没有一件被动工具。

最典型的“被动工具”，就是“最后期限”。

老板让你写一份报告。你构思了好几天，然后打算用悬挂式提问开头（这是主动工具），用三千尺瀑布的逻辑势能梳理逻辑线（这是主动工具），用峰终定律“上价值”来结尾（这还是主动工具） …… 

但是一顿构思猛如虎之后，啥也没写。光想了。脑中已千回，纸上无一字。为什么？

因为你缺一个最后期限（Deadline）。

老板说：

明天下午交给我！

Miss了Deadline，你就自己找一条可以让自己Dead的Line吧。

然后，噼里啪啦，稀里哗啦，叽里呱啦，一个晚上就写好了。毕竟，谁也不想死啊。

这就是“被动工具”的威力。

回到最开始的案例。

为什么这个世界上，有那么多管理方法取之不尽、用之不竭，很多人深受触动之后，但到今天都没有行动？

因为PDCA循环，SMART原则， Scrum方法，这些都很好，但他们都是“主动工具”。

主动工具，解决不了他律的问题。

你需要把这些主动工具，放到流水线一样的“被动工具”上，然后所有人的个体进度，被工具推动，成为高速向前的整体进度。

这时，你就真的需要协同软件了。

03.

具体怎么做？ 

我给你举几个例子。

比如，我在用协同软件，管理我公司的PDCA循环。

你突然有个想法，想安排同事去做。

这时，你当然可以用微信，说一段语音，或写两句文字。

但是，这样会有两个风险。第一：你会忘掉；第二：他会忘掉。你们很可能都不会“主动”想起来。

微信的“聊天群”，从来都不是一个好的工作环境。因为你无法在微信群里，给一些重要事情套上闭环。

所以，你和同事常常会出现“我说的事你做了吗？”，和“啊？你什么时候说的？”，这样的争论。

但协同软件可以。

当我有一项工作要安排给同事，我不会在微信群里说。我会在Teambition中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When）,也就是：任务内容，执行者，和截止时间，并分配给同事。

然后，你的同事就收到了“一条新任务提醒”。

他打开手机一看，一条新的任务，躺在“待处理”这条泳道里。他看了一下工作内容，觉得现在就可以开始做，就把它拖到“进行中”这条泳道，开始处理。

“泳道”，是协同软件中的“黑话”，意思是完成任务的一个个阶段，就像泳池的一条条独立泳道。每一个任务，就像游泳池的人，必须来回游完所有泳道，完成PDCA循环，才能离开。

一旦用了“任务”这个功能，你再也不用怕忘掉重要的事情了。

因为所有任务，最终只能被接受者完成，或者被发起者取消，而永远不可能被忘掉。

（无法被忘掉的任务） 

因为工具，你会发现“凡事有交代，件件有着落，事事有回音”一点都不难。

那么，如何用协同软件来执行SMART原则呢？

当我安排“任务”时，会给每个任务设定一个“截止时间”。就算不准确，也要设，即便设得远一些。

这样，我就在每一个任务中，就强制设定了SMART原则中的T：Time-Based（有时间限制的）。

从此，我不用记事，T（截止时间）会帮我记事。

那么，我还想把这个任务目标设置得更清晰呢？

那你可以在任务的模板里，专门定义S-M-A-R四个字段，要求每一项任务，都必须符合SMART原则，否则无法创建。

通过这样的明确设定，关于所有人对同一个任务的理解，终于可以从“一千个人心中的一千个哈姆雷特”，变成同一个了。

再再比如，如何用协同软件来实施Scrum方法？

在2016年-2017年，我在写《刘润·5分钟商学院 | 基础篇》的时候，把办公室里的一整面白板，做成了Scrum冲刺看板。

团队每天早上都要站在看板前，开15分钟的“每日站会”，安排当天的“冲刺”计划。

（《刘润·5分钟商学院》的白板看板） 

但是，这样的看板，要求我们必须一起办公。我出差很多，带来很多不便。

2017年-2018年，我在写《刘润·5分钟商学院 | 实战篇》的时候，就开始用Teambition这样的协同软件，取代了白板，成为团队的冲刺看板。

（《刘润·5分钟商学院》的Teambition看板） 

我和团队每天要同时整理、写作、校对十几节不同的课程，还要确保品质，上线及时，所以协作难度很大。

用协同软件替代白板后，我在出差途中，机场、高铁上、酒店里，甚至出租车上，都可以随时打开看板，和我的团队远程同频，确保进展顺利。

人与人之间的差别，除了武艺，还有武器。丈八蛇矛再强大，也强大不过一只AK47。